Hochzeitsbudget planen: Kosten aufteilen und im Blick behalten

Schritt 1: Einen ehrlichen Rahmen festlegen

Bevor ihr Angebote einholt, klärt gemeinsam drei Fragen:

1. Wie viel habt ihr gespart und wie viel könnt ihr bis zur Hochzeit noch zurücklegen?
2. Unterstützt euch die Familie? Fragt offen nach – und klärt, ob damit Erwartungen verbunden sind, etwa bei der Gästeliste.
3. Was ist euch wirklich wichtig? Jeder von euch nennt drei Dinge, an denen nicht gespart werden soll. Das hilft später bei jeder Entscheidung.

Aus diesen Antworten ergibt sich euer Gesamtbudget. Haltet es schriftlich fest – und plant von Anfang an einen Puffer von etwa zehn Prozent für Unvorhergesehenes ein.

Schritt 2: Die Gästezahl ist der größte Hebel

Viele Kosten hängen direkt an der Zahl eurer Gäste: Essen, Getränke, Sitzplätze, Papeterie, Gastgeschenke, manchmal auch die Größe der Location. Jede Person mehr kostet also nicht nur ein Gedeck.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Rechnet euer Caterer mit einer Pauschale pro Person für Essen und Getränke, verändert jede Zu- oder Absage direkt die Summe. Darum lohnt es sich, Kosten pro Person getrennt von festen Kosten wie Fotograf:in oder Band zu planen. Wie ihr die Gästezahl sinnvoll eingrenzt, steht im Ratgeber Gästeliste.

Schritt 3: Das Budget auf Bereiche verteilen

Teilt den Gesamtbetrag grob auf eure Bereiche auf, bevor ihr Angebote einholt. Typische Posten sind:

• Location und Miete
• Essen und Getränke
• Fotografie und Video
• Trauung: Standesamt, Traurednerin oder Trauredner, Kirche
• Musik
• Outfit, Ringe, Styling
• Deko und Blumen
• Papeterie: Save-the-Date, Einladungen, Dankeskarten
• Sonstiges: Unterkunft, Transport, Gastgeschenke, Kinderbetreuung

In den meisten Planungen machen Location sowie Essen und Getränke den größten Anteil aus. Wie die übrigen Bereiche gewichtet werden, hängt davon ab, was euch wichtig ist – genau dafür sind die drei Prioritäten aus Schritt 1 da.

Schritt 4: Geplant, gebucht, bezahlt – getrennt festhalten

Damit ihr jederzeit wisst, wo ihr steht, unterscheidet bei jedem Posten:

• Geplant: was ihr ursprünglich dafür vorgesehen habt
• Gebucht: was laut Angebot oder Vertrag tatsächlich anfällt
• Bezahlt: was schon überwiesen ist – inklusive Anzahlungen

Notiert bei jeder Buchung, wann Anzahlung und Restzahlung fällig sind. Viele Dienstleister wollen einen Teil bei Vertragsschluss und den Rest kurz vor oder nach der Hochzeit. Wer das im Blick hat, erlebt im letzten Monat keine Überraschung auf dem Konto.

Typische Kostenfallen

• Getränke, die nach Verbrauch abgerechnet werden – fragt nach Pauschalen oder einer Obergrenze
• Mehrkosten für Überstunden von Band, DJ oder Fotograf:in
• Korkgeld, Tortengebühr oder Reinigungspauschalen der Location
• Anfahrts- und Übernachtungskosten von Dienstleistern
• Kleinigkeiten, die sich summieren: Porto, Ringkissen, Gästebuch, Notfallset

Lest Angebote genau und fragt nach, was nicht enthalten ist.

Budget und Kosten im Hochzeitsplaner

Im Hochzeitsplaner legt ihr euer Gesamtbudget fest, tragt Angebote nach Bereichen ein und hakt Anzahlungen und Restzahlungen ab. Kosten pro Person rechnet der Planer automatisch mit den Zusagen aus eurer Gästeliste – und auf der Übersicht seht ihr sofort, was noch frei ist und welche Zahlung als Nächstes ansteht.

Kurz zusammengefasst

• Gesamtbudget früh festlegen, mit rund zehn Prozent Puffer.
• Die Gästezahl ist der größte Hebel für die Kosten.
• Geplant, gebucht und bezahlt getrennt festhalten.
• Fälligkeiten von Anzahlungen und Restzahlungen notieren.